คู่มือข้อมูลหลัก
ข้อมูลหลักคู่มือกระบวนการ8 นาที
ผู้ติดต่อ Supplier และ Customer
สร้าง Contact กลางหนึ่งครั้งแล้วกำหนดความสัมพันธ์ Supplier, Customer, Employee หรือ Partner
กรอก Contact Master อย่างเป็นระบบ
ภาพหน้าจอจริง: สร้างผู้ติดต่อใหม่
คลิกภาพเพื่อขยาย ดูคำอธิบาย และเลื่อนไปยังทุกขั้นตอน
เริ่มจากตัวตนทางธุรกิจและภาษี แล้วค่อยเพิ่มผู้ติดต่อ ที่อยู่ และบัญชีธนาคารตามหลักฐานภาพหน้าจอจริง
Contact Master เป็นข้อมูลธุรกิจสำหรับเอกสาร ERP ไม่ใช่โปรไฟล์ล็อกอิน จึงควรค้นหาคู่ค้าก่อนสร้างเสมอ และต้องไม่ใช้ข้อมูลจากการสนทนาหรือความทรงจำแทนเอกสารที่ยืนยันได้
| กลุ่มช่องข้อมูล | กรอกเพื่ออะไร | ตัวอย่างและข้อควรระวัง |
|---|---|---|
| ชื่อแสดงผล และชื่อนิติบุคคล | ใช้เรียกคู่ค้าในงานประจำวันและเก็บชื่อทางกฎหมายสำหรับเอกสาร | เช่น ชื่อร้านใช้ในงาน และชื่อบริษัทตามหนังสือรับรอง อย่าสลับสองช่องหรือใช้ชื่อ Login เป็นชื่อคู่ค้าโดยอัตโนมัติ |
| รหัส และ Supplier Code | ช่วยอ้างอิงคู่ค้าหรือรหัสที่คู่ค้ากำหนด | ปล่อยรหัสภายในว่างให้ระบบสร้างเมื่อระบุไว้; Supplier Code ใส่เฉพาะรหัสที่ยืนยันจากคู่ค้า/ลูกค้า พร้อมขอบเขตสินค้าและเงื่อนไข |
| กลุ่มหลัก บุคคลทางกฎหมาย และประเภทองค์กร | กำหนดบทบาทและลักษณะนิติบุคคลที่ระบบใช้กับเอกสาร | เลือก Supplier, Customer หรือ Partner ตามข้อเท็จจริง หนึ่ง Contact รองรับหลายความสัมพันธ์ได้ ไม่ต้องสร้างซ้ำเพียงเพราะมีหลายบทบาท |
| สถานะ เลขผู้เสียภาษี และสาขา | กำหนดความพร้อมใช้งานและรายละเอียดภาษีของคู่ค้า | กรอก Tax ID/สำนักงานใหญ่หรือเลขสาขาจากเอกสารทางการ ตรวจความถูกต้องก่อนใช้ใน PO ใบขาย หรือใบกำกับภาษี |
| เครดิตเทอมและวงเงินเครดิต | ใช้กำหนดเงื่อนไขเชิงพาณิชย์ที่ได้รับอนุมัติ | ตัวอย่าง เงินสด หรือเครดิตตามสัญญา อย่ากำหนดเครดิตเพียงเพื่อผ่านขั้นตอนขายหรือซื้อ |
| KYC Status | บันทึกสถานะการตรวจสอบคู่ค้า | หากหลักฐานยังไม่ครบให้คง Pending ไม่เปลี่ยนเป็นผ่านเอง และแยกจากสถานะเปิดใช้งาน Contact |
| ผู้ติดต่อย่อย | เก็บผู้ประสานงานสำหรับหลัก การจัดส่ง และการติดต่อ | ระบุ Primary อย่างน้อยหนึ่งรายเมื่อมีข้อมูลยืนยัน ชื่อ โทรศัพท์ อีเมล และตำแหน่งเป็นข้อมูลสื่อสาร ไม่ใช่ผู้มีอำนาจลงนามโดยอัตโนมัติ |
| Address Book | แยกที่อยู่ Billing, Shipping และ Registered เพื่อใช้ถูกเอกสาร | กรอกที่อยู่จากหลักฐาน เลือกจังหวัดก่อนอำเภอ/ตำบล และเลือกที่อยู่หลักให้เหมาะกับประเภท ไม่คัดลอกที่อยู่จัดส่งมาแทนที่อยู่จดทะเบียน |
| Bank Accounts | เก็บบัญชีเพื่ออ้างอิงการชำระเงิน | บันทึกเฉพาะธนาคาร เลขบัญชี ชื่อบัญชี และสาขาที่พิสูจน์ได้ คงสถานะตรวจสอบตามกระบวนการ ไม่ใช้บัญชีนี้จ่ายเงินจริงหากยังไม่ผ่านการอนุมัติ |
| System Invites | เตรียมคำเชิญให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใช้ระบบ | เป็นคนละขั้นกับการสร้าง Contact: ตรวจสิทธิ์และอีเมลผู้รับก่อนส่งคำเชิญ และไม่ต้องส่งทันทีหากยังตั้งค่าข้อมูลธุรกิจไม่ครบ |
ภาพรวม
สร้าง Contact กลางหนึ่งครั้งแล้วกำหนดความสัมพันธ์ Supplier, Customer, Employee หรือ Partner
Contact
Relationship
Tax Profile
Bank/Terms
ก่อนเริ่ม
- ตรวจเลขภาษี/สาขา
- เตรียมที่อยู่และเงื่อนไขการค้า
วิธีใช้งานทีละขั้น
- 1สร้าง Contactกรอกชื่อ เลขภาษี ที่อยู่ โทรศัพท์
- 2กำหนดประเภทเลือก Supplier/Customer/Partner
- 3กำหนดเงื่อนไขเครดิต ภาษี บัญชีธนาคาร
- 4ตรวจความซ้ำค้นก่อนสร้างใหม่
ตัวอย่างการใช้งาน
ตัวอย่าง
บริษัทเดียวเป็นทั้ง Supplier บรรจุภัณฑ์และลูกค้า OEM โดยใช้ Contact เดียวหลายความสัมพันธ์
จุดที่ต้องตรวจสอบ
- เลขภาษีไม่ซ้ำผิดคน
- สาขาถูกต้อง
- ไม่สร้าง Partner ซ้ำ
คำแนะนำและจุดสังเกต
แนวทางใช้งาน
แยกบุคคล/นิติบุคคล • แนบเอกสารเฉพาะที่จำเป็น
ข้อมูลบทความ
อัปเดต 2026-09-09 • Manual V1.0.0
Module: crm
เหมาะสำหรับ: Sales, Procurement, Accounting